Supply chain compliance: a key success factor for cross-border business

Cumplimiento de la cadena de suministro: un factor clave de éxito del negocio transfronterizo

Descubra por qué debe implementar un Programa de cumplimiento interno eficaz y cómo hacerlo.
by 28/02/2022
Resumen

En las mejores circunstancias, la cadena de suministro es un nudo gordiano que puede desmoronarse rápidamente y repercutir gravemente en cualquier cosa, desde la creación de empleo hasta la competitividad del mercado y el crecimiento económico. Ahora, súmele medidas de contención de la COVID-19 por parte de los gobiernos de todo el mundo, que cambian continuamente los controles normativos nacionales de exportación e importación, los dramáticos asuntos internacionales y el hecho de que el comercio mundial nunca se ha recuperado realmente de la crisis financiera de 2008-2009, y tenemos un cálculo de riesgo en logística que es más complicado que nunca.

Entonces, ¿cómo garantiza el cumplimiento de la cadena de suministro?

 

Garantizar el cumplimiento de la cadena de suministro con un Programa de cumplimiento interno (ICP)

Como una importante empresa de logística internacional, vemos una diversa gama de mercancías de gran volumen cruzando fronteras internacionales cientos de veces al día, y hemos sido testigos de acontecimientos mundiales que afectan cada vez más a las empresas. Debido a que las normas y los requisitos regulatorios siguen cambiando rápidamente, las actividades transfronterizas corren un alto riesgo de encontrarse con obstáculos por infracción de normativas si las empresas que gestionan la logística y el papeleo no cuentan con procedimientos bien engrasados para cumplir con los requisitos comerciales y de aduanas.

La herramienta más importante para que las empresas no manchen su reputación es un Programa de cumplimiento interno (Internal Compliance Program, ICP) eficaz. El ICP existe para garantizar el cumplimiento total de las normativas aduaneras y comerciales en todo momento.

El ICP, diseñado originalmente para garantizar el cumplimiento total de la legislación de control de exportaciones de cada país, era esencialmente un manual específico de la empresa, compuesto por protocolos internos y procedimientos estructurados para abordar todos los posibles riesgos en el control de exportaciones. Pero las crecientes complejidades del orden mundial de hoy en día exigen que el ICP también aborde el cumplimiento de las normativas aduaneras y comerciales.

 

Los siete claves para un ICP eficaz

 

Internal compliance program
 

(1) Una estructura organizativa adaptada

Un comité de gestión del cumplimiento de las normativas aduaneras y comerciales supervisará la ejecución eficaz del ICP en la empresa. Nombre a un responsable exclusivo para el ICP que tenga una supervisión completa de las normativas aduaneras y comerciales y del cumplimiento. También es esencial que el ejecutivo de mayor rango de la empresa forme parte de este comité junto con otros altos ejecutivos de los departamentos jurídicos y de operaciones.

(2) Un proceso de verificación de transacciones fiable

Este es el componente más importante de cualquier ICP: establecer un conjunto integral de procedimientos operativos para garantizar que todas las declaraciones aduaneras y comerciales sean precisas y conformes con la normativa y regulaciones locales e internacionales. Los procedimientos deben cubrir los requisitos de tasación, clasificación y permisos de importación/exportación de todas las transacciones comerciales y aduaneras tanto para operaciones internas como para subcontratistas, socios logísticos y distribuidores.

(3) Procedimientos de supervisión de envíos

Igualmente importante como parte de su ICP es que cuente con un fuerte control en las declaraciones aduaneras y comerciales que cumplen todas las normativas pertinentes, y protecciones para garantizar que los envíos físicos se manejen de acuerdo con todos los requisitos aduaneros y normativos relacionados. Disponer de un conjunto de procedimientos operativos facilitará que su equipo interno y los proveedores logísticos puedan supervisar de forma proactiva y con total visibilidad el flujo de envíos en todo el mundo. También es esencial que tenga un plan de recuperación eficaz en caso de cualquier divergencia durante el transporte.

(4) Auditorías periódicas de cumplimiento en la cadena de suministro

Además de implementar estos procedimientos operativos, las empresas deben tener auditorías internas de sus propias entidades y de sus socios externos hechas por una parte independiente al menos una vez al año. Estas auditorías garantizan que la gestión del cumplimiento de las normativas aduaneras y comerciales se implemente correctamente de acuerdo con el ICP. Las auditorías periódicas también son útiles para garantizar que el ICP esté actualizado con respecto a los últimos cambios en las normativas de todo el mundo.

(5) Informes y planes de medidas correctoras (CAP)

Asegúrese de que el comité de su ICP revise estos informes de auditoría para detectar cualquier problema y lagunas que se hayan identificado durante la auditoría. Esto también significa abrir canales para que los auditores informen de cualquier problema al comité del ICP inmediatamente. Puede ser necesaria una autodivulgación voluntaria según la naturaleza de los problemas. Además, cualquier infracción de normativas que requiera rectificación inmediata también requerirá planes de medidas correctoras (Corrective Action Plans, CAP) del departamento en el que se detecte el incumplimiento.

(6) Formación sobre cumplimiento en toda la empresa

Es esencial una formación actualizada para todos los empleados, no solo para los nuevos, para que toda la organización comprenda plenamente los últimos procedimientos de control y cambios normativos, así como cualquier implicación en el incumplimiento.

(7) Un sistema de conservación de registros eficaz

Por último, todas las transacciones aduaneras y comerciales, así como los documentos justificativos, deben archivarse y almacenarse durante un periodo de tiempo fijo, según lo estipulado por las leyes locales. Las empresas deben comprobar si estos registros pueden almacenarse electrónicamente o en papel de acuerdo con los requisitos jurídicos de cada país. Además, las empresas deben asegurarse de que implementan un sistema de conservación de registros con capacidad de recuperación de datos y copia de seguridad.

 

Expandir el ICP a filiales y proveedores

Decir que la pandemia ha tenido una gran repercusión en el comercio y la logística mundiales es quedarse corto. Las empresas deben invertir tiempo y esfuerzo en trabajar estrechamente con sus socios comerciales para garantizar el cumplimiento total de las normativas de control aduanero y comercial en un mundo cada vez más complejo. Por lo tanto, todos los requisitos en virtud del ICP deben aplicarse por igual a todas las filiales y los proveedores.

Este es un problema común para muchas corporaciones multinacionales cuando capacitan a las filiales locales de países en vías de desarrollo para nombrar agentes de aduanas locales que normalmente carecen de un sólido control de procesos y sistemas; es posible que no sean plenamente conscientes de la importancia del cumplimiento de las normativas aduaneras y comerciales. Antes o después, cualquier error en el cumplimiento de la cadena de suministro mundial debida a una filial o proveedor extranjero puede tener consecuencias perjudiciales para la empresa.

Conviene que todos los protagonistas en toda la cadena de suministro sean plenamente conscientes de la importancia del cumplimiento de las normativas aduaneras y comerciales. En última instancia, cualquier eslabón débil en la cadena de suministro mundial puede tener graves repercusiones para las empresas, incluido el daño a la reputación de su marca, multas elevadas o incluso consecuencias aún más graves que afecten a su capacidad de operar de forma eficaz en los mercados.

 


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