Conformité de votre chaîne logistique : la condition de votre réussite à l’international
Dans le meilleur des cas, la chaîne logistique est un nœud gordien qui peut entraîner des répercussions importantes à tous les niveaux : création d'emplois, compétitivité sur le marché et même croissance du chiffre d’affaires.
Si l’on ajoute à cela les mesures de confinement du COVID-19 prises par les gouvernements, l'évolution constante des contrôles réglementaires nationaux sur les exportations et les importations et le fait que le commerce mondial ne s'est jamais vraiment remis de la crise financière de 2008-2009, le calcul du risque logistique est plus complexe que jamais.
Alors, comment s’assurer de la conformité de votre chaîne logistique ?
Assurez la conformité de votre chaîne logistique grâce à un Programme Interne de Conformité (PCI)
En tant qu’entreprise de logistique internationale, nous voyons un vaste éventail de marchandises à fort volume traverser des frontières des centaines de fois par jour et nous avons été témoins de l’impact croissant des derniers événements mondiaux sur les entreprises. Alors que les exigences réglementaires continuent d'évoluer rapidement, les activités transfrontalières risquent fort de se heurter à des obstacles de non-conformité réglementaire si les entreprises qui gèrent la logistique et les formalités administratives n'ont pas mis en place des procédures de conformité douanière et commerciale bien rodées.
En résumé, l’outil le plus important pour les entreprises afin d'éviter de ternir leur réputation est un programme interne de conformité (PIC) efficace. Le PIC a pour finalité de garantir une conformité totale avec les réglementations douanières et commerciales en vigueur, à tout moment.
Conçu à l'origine pour garantir le respect intégral de la législation de chaque pays en matière de contrôle des exportations, le PIC était essentiellement un ensemble de process internes composé de protocoles internes et de procédures structurées pour faire face à toutes sortes de risques liés au contrôle des exportations. Mais les complexités croissantes du commerce mondial actuel nécessitent une couverture élargie du PIC en matière de conformité douanière et commerciale.
Quelles sont les sept composantes clé d’un PIC efficace ?
(1) Mettez en place une organisation adaptée
C’est le rôle du comité de gestion de la conformité douanière et commerciale de superviser le fonctionnement efficace du PIC. Nommez un responsable du PIC qui aura une vue d'ensemble des réglementations douanières et commerciales et des performances de conformité. Il est également essentiel qu’un dirigeant haut placé fasse partie de ce comité avec d'autres cadres supérieurs des départements juridique et opérationnel.
(2) Établissez un processus fiable de vérification des transactions
Il s'agit de l'élément le plus important de tout PIC - établir un ensemble complet de procédures opérationnelles pour garantir que toutes les déclarations douanières et commerciales sont exactes et conformes aux règles et réglementations locales et internationales. Les procédures doivent couvrir les exigences en matière d'évaluation, de classification et de permis d'importation/exportation de toutes les transactions douanières et commerciales, tant pour les opérations internes que pour les sous-traitants, les partenaires logistiques et les distributeurs.
(3) Instaurez des procédures de suivi des expéditions
Un contrôle strict des déclarations douanières et commerciales conforme à toutes les réglementations afférentes, et des garanties pour assurer que les expéditions physiques sont traitées conformément à toutes les exigences douanières et réglementaires connexes sont tout aussi importants. Disposer d'un ensemble de procédures opérationnelles peut aider votre équipe interne et vos fournisseurs logistiques à surveiller de manière proactive, avec une visibilité totale, le flux des expéditions dans le monde. Il est également essentiel que vous ayez un plan de continuité efficace en cas d'écarts constatés pendant le transport.
(4) Réalisez des audits réguliers de conformité de votre chaîne logistique
Au-delà de la mise en œuvre de ces modes opératoires, les entreprises doivent faire réaliser au moins une fois par an des audits des services internes ainsi que des partenaires par un cabinet externe indépendant. Ces audits garantissent que la gestion de la conformité douanière et commerciale est correctement mise en œuvre conformément à l’ICP. Des audits réguliers sont également utiles pour s'assurer que le PIC est à jour en accord avec les dernières évolutions réglementaires dans le monde.
(5) Prévoyez des rapports d’audit et des plans d'action correctifs (PAC)
Assurez-vous que votre comité PIC examine ces rapports d'audit pour repérer les problèmes et les lacunes identifiés au cours de l'audit. Cela signifie également que les auditeurs doivent pouvoir signaler immédiatement tout soucis aux membres du comité PIC. Une auto-divulgation volontaire peut être requise selon la nature des problèmes constatés. En outre, toute violation de la réglementation nécessitant une rectification immédiate signifie également que des plans d'action correctifs (PAC) seront exigés du département concerné où la non-conformité est constatée.
(6) Assurez une formation à la conformité à toute l'entreprise
Une formation à jour pour tous les employés est essentielle non seulement pour les nouvelles recrues, mais aussi pour les salariés en place afin de garantir que l'ensemble de l'organisation comprend parfaitement les dernières procédures de contrôle et les modifications réglementaires, ainsi que toutes les implications en cas de non-conformité.
(7) Mettez en place un système de conservation des dossiers efficace
Enfin, toutes les transactions douanières et commerciales et les justificatifs doivent être archivés et conservés pendant une durée déterminée conformément aux lois locales. Les entreprises doivent vérifier si ces enregistrements peuvent être stockés sous forme électronique ou sur papier conformément aux exigences légales en vigueur dans chaque pays. De plus, elles doivent mettre en œuvre un système de conservation des informations avec une capacité de sauvegarde et de récupération des données.
Prévoyez l’extension du PIC à vos filiales et vos fournisseurs
Affirmer que la pandémie a eu un impact profond sur le commerce mondial et la logistique est un euphémisme. Les entreprises doivent investir du temps et des efforts pour travailler en étroite collaboration avec leurs partenaires commerciaux afin d'assurer la conformité réglementaire de bout en bout en matière de contrôle douanier et commercial. Cela signifie que toutes les exigences du PIC sont également applicables à toutes les filiales et les fournisseurs.
Il s'agit là d'un problème commun à de nombreuses multinationales lorsqu'elles autorisent les filiales locales dans les pays en développement à nommer des courtiers en douane locaux qui manquent généralement d'une bonne maîtrise des processus et du système. Tôt ou tard, tout incident dans la conformité de la chaîne d’approvisionnement mondiale due à une filiale ou à un fournisseur à l'étranger peut avoir un impact négatif sur l'entreprise.
Il incombe à tous les acteurs de l'ensemble de l'écosystème de la chaîne logistique d'être pleinement conscients de l'importance de la conformité douanière et commerciale. En fin de compte, tout maillon faible de la chaîne logistique mondiale peut avoir de graves répercussions pour les entreprises, notamment une atteinte à la réputation de leur marque, de lourdes amendes ou des conséquences encore plus lourdes susceptibles d’affecter leur capacité à opérer efficacement sur les marchés.
En tant que prestataire de services de courtage en douane majeur, GEODIS fournit une gamme complète de services professionnels de conformité douanière et commerciale à tous ses clients dans le monde entier.
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