Tedarik zinciri uyumluluğu: sınır ötesi işlerde önemli bir başarı faktörü

En iyi koşullar altında, tedarik zinciri, iş yaratmadan pazardaki rekabet gücü ve ekonomik büyümeye kadar her şeyi önemli şekilde etkilemek üzere hızla çözülebilecek olan bir Gordion düğümüdür. Şimdi, küresel çapta hükümetler tarafından koyulan COVID-19 sınırlama tedbirlerini, sürekli değişen ulusal ihracat ve ithalat mevzuat kontrollerini, küresel meselelerdeki dramatik gelişmeleri ve küresel ticaretin 2008-2009 mali krizinden asla tam olarak kurtulamadığı gerçeğini dâhil ettiğiniz zaman, lojistikte her zamankinden daha karmaşık bir risk hesabına sahip oluruz.

Peki, tedarik zinciri uyumluluğu nasıl sağlanır?

Bir İç Uyum Programı (ICP) ile tedarik zinciri uyumluluğunun sağlanması

Büyük bir uluslararası lojistik şirketi olarak, her gün yüksek hacimde çok çeşitli malların yüzlerce kez uluslararası sınırları geçtiğini görüyoruz ve işletmeleri gittikçe artan bir şekilde etkileyen küresel olayların etkileşimine tanık olmuş bulunuyoruz. Kurallar ve mevzuat gereklilikleri hızla değişmeye devam ettikçe, lojistiği ve evrak işlerini yöneten şirketlerin çok iyi çalışan gümrük ve ticaret uyumu prosedürlerine sahip olmaması durumunda, sınır ötesi faaliyetlerin mevzuat uyumsuzluğu engelleriyle karşılaşma riski yüksektir.

Şirketlerin itibarlarını kaybetmemeleri için en önemli araç etkili bir İç Uyum Programıdır (ICP). ICP, gümrük ve ticaret yönetmeliklerine her zaman tam uyumu sağlamak için vardır.

Başlangıçta her ülkenin ihracat kontrolü mevzuatına tam olarak uyulmasını sağlamak için tasarlanmış olan ICP, esasen ihracat kontrolündeki tüm risk biçimleriyle başa çıkmak için dahili protokollerden ve yapılandırılmış prosedürlerden oluşan kurum içi bir kılavuz olmuştur. Ancak günümüzün dünya düzeninin artan karmaşıklığı, gümrük ve ticaret uyumluluğu konusunda ICP’nin kapsamının genişletilmesini gerektiriyor.

Verimli bir ICP için yedi temel bileşen

(1) Uyarlanmış bir organizasyon Yapısı

Bir gümrük ve ticaret uyum yönetimi komitesi, ICP’nin şirkette etkin şekilde işlemesini denetleyecektir. Gümrük ve ticaret düzenlemeleri ve uyum performansı konularına tam olarak hakim olan özel bir ICP lideri atayın. Ayrıca, hukuk ve operasyonlar departmanlarından diğer üst düzey yöneticilerle birlikte firmadaki en üst düzey yöneticinin bu komitenin bir parçası olması da temel öneme sahiptir.

(2) Güvenilir bir işlem doğrulama süreci

Bu herhangi bir ICP’nin en önemli bileşenidir — tüm gümrük ve ticaret beyanlarının doğru olmasını ve yerel ve uluslararası kural ve düzenlemelere uygun olmasını sağlamak için kapsamlı bir operasyon prosedürleri dizisi oluşturur. Prosedürler, hem iç operasyonlar için hem de alt yükleniciler, lojistik ortakları ve distribütörler için tüm gümrük ve ticaret işlemlerinin değerleme, sınıflandırma ve ithalat/ihracat izni gerekliliklerini kapsamalıdır.

(3) Sevkiyat izleme prosedürleri

Gümrük ve ticaret beyannamelerinde tüm ilgili mevzuatlara uyan şekilde güçlü bir kontrol ve fiziksel gönderilerin tüm gümrük ve ilgili düzenleyici gerekliliklere uygun olarak ele alınmasını sağlayan önlemler, ICP’nizin bir parçası olarak eşit derecede önemlidir. Bir dizi operasyonel prosedüre sahip olmak, dahili ekibinizin ve lojistik tedarikçilerinizin dünya genelindeki sevkiyat akışını tam bir görünürlükle proaktif olarak izlemesine yardımcı olabilir. Taşıma sırasında herhangi bir sapma olması durumunda etkili bir kurtarma planına sahip olmanız da önemlidir.

(4) Düzenli tedarik zinciri uyumluluk denetimleri

Bu işletim prosedürlerinin uygulanmasının ötesinde, şirketlerin yılda en az bir kez bağımsız bir harici tarafça dahili kuruluşlar ve harici ortaklar üzerinde iç denetimler yapması gerekir. Bu denetimler, gümrük ve ticaret uyumluluğu yönetiminin ICP’ye uygun şekilde uygulanmasını sağlar. Düzenli denetimler, ICP’nin dünya genelindeki düzenlemelerdeki en son değişiklikler bakımından güncel durumda olmasını sağlamak için de faydalıdır.

(5) Raporlama ve Düzeltici Eylem Planları (CAP’ler)

ICP komitenizin denetim sırasında belirlenmiş olan sorunları ve boşlukları tespit etmesi için bu denetim raporlarını gözden geçirmesini sağlayın. Bu aynı zamanda denetçilerin herhangi bir sorunu derhal ICP komitesi üyelerine bildirmeleri için kanallar açılması anlamına gelir. Sorunların niteliğine bağlı olarak gönüllü bir kişisel açıklama gerekli olabilir. Ek olarak, acil düzeltme gerektiren herhangi bir mevzuat ihlali, aynı zamanda, uyumsuzluğun görüldüğü ilgili departmandan Düzeltici Eylem Planları (CAP’ler) gerekeceği anlamına da gelir.

(6) Şirket çapında uyum eğitimi

Tüm kuruluşun en son kontrol prosedürlerini ve mevzuat değişikliklerini ve ayrıca uyumsuzluğun yaratacağı tüm sonuçları tam olarak anlamasını sağlamak için yalnızca yeni işe alınanlar değil aynı zamanda mevcut çalışanlar dâhil tüm çalışanlar için güncel eğitim gereklidir.

(7) Etkin bir kayıt saklama sistemi

Son olarak, tüm gümrük işlemleri ve ticari işlemler ve destekleyici belgeler arşivlenmeli ve yerel yasalarda öngörüldüğü şekilde belirlenmiş bir süre boyunca saklanmalıdır. Şirketler, her ülkedeki ilgili yasal gerekliliklere uygun olarak bu kayıtların elektronik olarak mı yoksa basılı kopya olarak mı saklanabileceğini kontrol etmelidir. Ek olarak, şirketler veri geri alma ve yedekleme kabiliyetine sahip bir kayıt saklama sistemini uyguladıklarından emin olmalıdır.

ICP’nin bağlı kuruluşlara ve tedarikçilere genişletilmesi

Pandeminin küresel ticaret ve lojistik üzerinde derin bir etki yapmış olduğunu söylemek yetersiz bir beyandır. Şirketlerin giderek karmaşıklaşan bir dünyada gümrük ve ticaret kontrolünde uçtan uca mevzuat uyumunu sağlamak için iş ortaklarıyla yakın bir şekilde çalışmak için zaman ve çaba harcaması gerekir. Bu, ICP kapsamındaki tüm gerekliliklerin tüm bağlı kuruluşlar ve tedarikçiler için aynı şekilde geçerli olduğu anlamına gelir.

Bu, gelişmekte olan ülkelerdeki yerel bağlı kuruluşlara, genellikle güçlü süreç ve sistem kontrolünden yoksun olarak yerel gümrük müşavirleri atama yetkisi veren birçok çok uluslu şirket için ortak bir sorundur; bunlar, gümrük ve ticaret uyumluluğunun öneminin tam olarak farkında olmayabilirler. Denizaşırı bir bağlı kuruluş veya tedarikçi yüzünden küresel tedarik zinciri uyumluluğundaki herhangi bir eksiklik er ya da geç şirket için zararlı etkilere neden olabilir.

Gümrük ve ticaret uyumluluğunun öneminin tam olarak farkında olmak, tüm tedarik zinciri ekosistemindeki tüm oyuncular için gereklidir. Nihayetinde, küresel tedarik zincirindeki herhangi bir zayıf halka, şirketlerin marka itibarının zarar görmesi, ciddi para cezaları veya pazarlarda etkin şekilde faaliyet gösterme yeteneklerini etkileyen daha korkunç sonuçlar dâhil olmak üzere şirketler için ciddi sonuçlar doğurabilir.

Önde gelen bir gümrük müşavirliği hizmet sağlayıcısı olan GEODIS, küresel olarak tüm müşterilerimize eksiksiz bir dizi profesyonel gümrük ve ticaret uyumluluğu hizmeti sağlamaktadır.

Bunları burada keşfedin

Herhangi bir desteğe ihtiyacınız olması halinde şu adresten bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin: [email protected].