Assurer une livraison efficace aux clients en plein cœur de la ville pendant un événement spécial
Comment gérer les aléas spécifiques à une agglomération et contourner les obstacles organisationnels ?
Lors d’un événement important, qu’il soit de nature sportive, politique ou autre, assurer la livraison de produits en plein centre urbain peut relever du défi. Les routes sont souvent bloquées à cause du trafic ou de restrictions mises en place, les obstacles se multiplient, tandis que le nombre de livraisons nécessaires, lui, a généralement plutôt tendance à s’accroître.
On estime par exemple que l’activité « Café Hôtel Restaurants » affiche des besoins 1,7 fois supérieurs à la normale lors de grands rassemblements. Durant les manifestations sportives, même les magasins de chaussures de sport observent une hausse de leurs ventes. Les boutiques de baskets par exemple sont prises d’assaut par les nombreux touristes. Avec les Jeux Olympiques 2024 de Paris qui approchent, le sujet n’a jamais été autant d’actualité…
Mais alors, comment gérer ces situations délicates en tant que logisticien ou en tant qu’entreprise de transport ? Comment s’assurer que les livraisons seront bien honorées et que les clients seront pleinement satisfaits ?
Voici la liste de nos recommandations, allant de la récolte d’informations pour établir un diagnostic complet et précis des contraintes à l'œuvre, jusqu’au plan d’actions à déployer.
Planifier pour mieux anticiper contraintes de transport et restrictions en effectuant un diagnostic de la situation
Afin de maximiser l'efficacité du transport lors d'un événement d'envergure réunissant un vaste public, la clé réside dans l’anticipation. Sans ce travail effectué en amont, il vous sera plus difficile d’appréhender les différentes contraintes et restrictions de circulation ou de stationnement, et d’assurer vos livraisons en temps et en heure.
La première étape consiste à bien préparer vos équipes. Nouez des contacts étroits avec les autorités locales. En interne, cela se traduira par la mise en place d’une gouvernance efficace. Quelques personnes doivent être chargées de récolter le maximum d’informations auprès des décideurs politiques ( la commune, l’agglomération, l’Etat, Interlud … ). Au plus tôt ce travail sera effectué, au mieux vous pourrez établir un plan d’action efficace. Il est essentiel de connaître à l’avance quelles rues seront fermées, lesquelles resteront accessibles et à quelles heures, ainsi que les règles en vigueur pour le stationnement, le déchargement des marchandises (emplacements dédiés, procédures d'accès à ces zones, etc.).
Si possible, récupérez une cartographie précise des lieux. Ne négligez pas non plus l’aspect sécuritaire. Lors d’un gros événement comme une Coupe du Monde de football ou de rugby, des Jeux Olympiques, d’une manifestation ou d’un grand meeting politique, le gouvernement peut mettre en place un règlement bien spécifique, adapté au plan Vigipirate notamment. Il est possible que vos chauffeurs doivent être accrédités au préalable, que vos véhicules soient également identifiés au préalable. immatriculés d’une certaine façon…
Notez à ce sujet qu’il existe des organisations professionnelles représentant les métiers du transport et de la logistique, comme TLF, qui ont des accès privilégiés aux services de l’Etat. Si vous peinez à obtenir les bons contacts, n’hésitez pas à faire appel à elles !
Que ce soit via une organisation dédiée ou en direct, ces échanges en amont de l’événement spécial sont aussi l’occasion de faire connaître vos métiers et leurs spécificités aux autorités. Montrez par exemple, comment votre travail soutient l'approvisionnement des commerces locaux et stimule l'économie des zones touristiques, soulignant ainsi son impact positif sur la vie quotidienne et l'économie locale.
Chaque réunion sera l’occasion de nouer une véritable relation de partenaires. Veillez à maintenir ce contact par la suite tout au long de la manifestation sportive ou politique. Cela vous permettra d’obtenir des mises à jour en temps réel de la situation et donc de modifier votre plan d’action et plan de transport en conséquence.
Travailler un plan d’action prévisionnel grâce aux technologies et à la data
La préparation à un événement d’ampleur en tant que spécialiste de la logistique ou du transport passe aussi par une phase de simulation. Il est important de dresser un plan alternatif des tournées à effectuer en prévision du jour-J. Les nouvelles technologies vous seront pour cela d’une grande aide, et plus particulièrement les données.
Commencez par déterminer grâce à ces dernières les volumes d’activité que vous pouviez observer les années passées sur la zone qui sera touchée. Combien de livraisons y aviez-vous effectuées il y a trois, deux et un an ? Où sont situés vos clients réguliers ? Devrez-vous organiser pour eux des tournées dédiées ? En intégrant toutes ces datas dans un outil de cartographie, vous pourrez obtenir un aperçu de la volumétrie approximative, et des zones sur lesquelles concentrer vos efforts. En effet, l’analyse des données permet de calculer le pourcentage de flux qui seront effectivement touchés ou modifiés, et d’adapter en prévision vos moyens de production et votre modèle organisationnel en fonction de ces contraintes temporaires et éphémères.
Lors de grandes manifestations en centre urbain, il est fort probable que vous deviez modifier vos façons de procéder. Et si l’on imaginerait devoir diminuer la quantité de flux, l’inverse peut aussi se produire ! Chaque jour, GEODIS livre ainsi des produits dans Paris intramuros à l’aide de 120 tournées de camions. Mais lorsque la capitale est difficile d’accès à cause d’un événement particulier, tout le modèle habituel doit être adapté. Pour répondre à la demande des commerçants accrue à cause d’un afflux de touristes, le nombre de tournées peut augmenter significativement passer à 150 ! Nos chauffeurs doivent aussi emprunter des itinéraires alternatifs, nos équipes logistiques regrouper les colis à livrer dans un seul et même véhicule pour réduire le délai de livraison, etc.
Et vous l’aurez compris : il s’agit aussi d’anticiper tout cela du point de vue des ressources humaines. Pensez à recruter éventuellement des chauffeurs supplémentaires, ou à bien vérifier le planning de vacances et congés de votre personnel déjà engagé…
Déployer sur le terrain les bons dispositifs pour assurer les livraisons aux clients
Pendant un événement spécial, de nouveaux modes de distribution devront globalement être mis en place. Plusieurs options s’offrent à vous pour optimiser les livraisons. Certains logisticiens et transporteurs optent par exemple pour les horaires décalés. Ils livrent la nuit, tôt le matin ou tard le soir, lorsque les routes sont davantage accessibles, moins encombrées. C’est une option pratique, à condition bien sûr de prendre en compte les quelques contraintes associées, en matière de nuisances sonores notamment…
Autre alternative : privilégier des véhicules plus petits, moins encombrants, qui pourront se faufiler plus aisément en centre-ville. Petits camions, mobilité douce avec des vélos-cargos… A vous de choisir un mode de transport adapté à l’acheminement des marchandises à transporter ! Si besoin, optez pour le transport combiné, c’est-à-dire un mélange de plusieurs véhicules pour intégrer les zones difficiles d’accès. Un trajet débuté en camion pourrait ainsi s’achever à vélo-cargo sur le dernier kilomètre voire à pied sur le dernier mètre…
En tant que professionnel, vous devrez sensibiliser les personnes avec lesquelles vous allez travailler aux conditions particulières qui se présentent. A commencer par les conducteurs, auxquels il faudra évidemment transmettre les itinéraires alternatifs, ainsi qu’une liste de procédures à suivre en cas de blocage routier. Mais veillez aussi à en discuter avec vos clients. Expliquez-leur les défis logistiques que vous pourriez affronter et surmonter. En adoptant une approche collaborative, trouvez ensemble des solutions adaptées à leurs besoins pour respecter vos engagements.
Seront-ils disposés à accepter des horaires de livraison décalés pour garantir la réception de leurs marchandises à temps ? Pourriez-vous leur suggérer le stockage de leurs produits dans des entrepôts plus proches des zones urbaines, voire au cœur de la métropole, afin de réduire les délais de transport, même en cas d'imprévu ?
Informez enfin vos clients au fil de l’eau grâce au pilotage des flux en temps réel. Il est primordial de disposer de systèmes de suivi précis des véhicules et des marchandises pour assurer une réactivité optimale face aux éventuels changements et, le cas échéant, avertir les destinataires en cas de retard. Maintenir une mise à jour régulière du statut des marchandises facilitera la bonne gestion des attentes.
Conclusion
C’est finalement en combinant toutes ces stratégies que les logisticiens et entreprises de transport parviendront à contourner les obstacles et à minimiser l’impact d’un événement important sur les livraisons…
Si vous avez besoin de conseils, n'hésitez pas à vous tourner vers une équipe expérimentée. Chez GEODIS, nous sommes habitués à gérer ce type de défis : nos équipes D&E ont récemment supervisé les livraisons lors de la Coupe du Monde de Rugby, démontrant une grande expertise méthodologique. Nous sommes préparés pour toutes les situations, que ce soit en termes de ressources humaines ou de systèmes informatiques.
Avec toutes ces informations capitalisées dans nos outils, les livraisons particulières en ville se muent en opportunité : celle d’innover, de trouver des solutions alternatives, de nouvelles offres… De quoi réinventer nos métiers chaque jour et toujours au service de nos clients !
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