Coupe du Monde de Rugby France 2023 : la logistique et le transport au service des événements sportifs
Les évènements sportifs internationaux ne sauraient exister sans une organisation et une coordination irréprochable
© Alexis Toureau / Capa Pictures
La France accueille en ce moment la Coupe du Monde de Rugby 2023 et, en coulisses, l’organisation est déterminante pour assurer le succès d’un tel évènement sportif.
Imaginez par exemple un événement sportif de cette envergure sans modes de transport efficaces. Il n’est évidemment pas question de repousser un match ou une épreuve sous prétexte que le matériel des athlètes n’ait pas pu être acheminé à temps. A l’heure où les grands rendez-vous sportifs sont retransmis en direct sur les écrans du monde entier, la logistique se doit d’être sans faille ! L’échec ou une erreur ne sont pas envisageables.
Cela suppose, bien en amont du jour J, une organisation anticipée et une coordination entre les différents acteurs, prêts à répondre à la moindre urgence qui pourrait survenir.
La préparation : une phase capitale
La logistique et le transport de tels événements sportifs se préparent des mois, voire des années à l’avance !
On estime qu’il faut au moins un an de travail pour être en mesure de s’assurer que tout soit bien en place le moment venu.
Prenons le cas du transport de matériel. Il est nécessaire de préparer les acheminements et de bien y réfléchir. Plusieurs critères entrent en compte selon le pays d’origine, le lieu de destination, la nature du fret, le délai d’acheminement souhaité.
Une équipe de pilotage opérationnel doit être formée pour prévoir les moyens de transport et conducteurs dédiés, garantir le respect des délais, assurer le suivi en temps réel de la marchandise ou encore piloter les changements de dernière minute. Chaque segment de la chaîne logistique, du fret aérien aux transports terrestres en passant par le stockage doivent être pensés individuellement, mais aussi dans leur ensemble. Chaque flux doit être optimisé grâce à des experts du transport et de la logistique, identifiés en interne. Ces derniers ont la charge de veiller à la sûreté de la marchandise, aux conditions de transport d’objets fragiles ou peu communs (canoës, terrains de volley, ...), mais aussi à la coordination au niveau des douanes, aux questions administratives, à la disponibilité des véhicules adéquats, etc… C’est finalement une véritable tour de contrôle que les logisticiens mettent sur pied pour veiller à une bonne exécution globale.
Le passage à l’action : l’acheminement du matériel
Lorsque la phase de préparation est bouclée, que le stockage et le transport sont organisés et coordonnés, débute la phase de passage à l’action. La première étape est souvent celle du transport aérien, pour acheminer le matériel des équipes venues de plusieurs continents, mais aussi celui des médias et autres professionnels présents sur place. Les opérations de douanes et procédures administratives préparées en amont facilitent le dédouanement de la marchandise, selon les règlements en vigueur et les autorités compétentes, afin que le fret puisse être accepté sur le territoire.
Pour chaque événement sportif, un espace de stockage suffisant doit être sécurisé. Y sont entreposés le matériel et les équipements nécessaires. Pour faciliter le travail du transporteur, ils y seront rangés, classés et emballés par le logisticien.
Au fur et à mesure que la date de l’événement approche, les flux de transport se succèdent et s’intensifient afin que le matériel soit en place au sein des infrastructures sportives ou hôtelières qui accueillent les différentes équipes.
Une exécution parfaite de cette mission n’est possible que si les véhicules et leurs conducteurs sont dédiés à cet effet. Ils doivent être en nombre suffisant, avec des back-ups en cas d’imprévu ou d’urgence. Le suivi des livraisons est évidemment primordial, pour coordonner l’expédition et la réception du matériel en temps et en heure. L’objectif ? Que tous les chargements, sécurisés en coordination avec les autorités, arrivent “juste à temps” : ni trop tôt, ni trop tard…
Et si vous pensiez que le transport n’était que la dernière étape de l’organisation pour les experts de la logistique, il n’en est rien. Durant les événements sportifs internationaux, la course continue, et d’autres éléments entrent en jeu : l’équipement IT nécessaire au bon fonctionnement des infrastructures ou à la transmission en direct, la distribution de boissons pour le public, la restauration des athlètes, touristes ou spectateurs… Tous nécessitent un traitement différencié et spécifique.
Sécurité et gestion des flux : l’importance d’une équipe diversifiée
Nous l’avons évoqué plus haut : toute cette organisation ne saurait être possible sans une excellente coordination des équipes. Parce que les biens et équipements stockés puis acheminés sur place sont de nature très diverse, l’équipe doit être composée de plusieurs experts couvrant tous les champs concernés.
Il n’y a pas de place pour l’erreur. Pour assurer le bon fonctionnement, le logisticien doit former une équipe sur-mesure et compétente. Les employés qui travaillent main dans la main, se doivent également d’être suffisamment disponibles, réactifs et flexibles. Savoir réagir dans une situation inattendue ou d’urgence est indispensable dans le cadre de l’organisation de grands événements sportifs.
Pour bien choisir son partenaire logistique, il faut s’assurer qu’il ait à sa disposition tous les spécialistes nécessaires. D’autres facteurs peuvent également faire la différence, comme une attention particulière portée au bilan carbone. Chez GEODIS par exemple, nous sommes engagés dans une transition écologique au travers de l’usage de véhicules à faibles émissions (électriques ou alimentés au biogaz) afin de réduire l’empreinte carbone liée au transport.
GEODIS, un partenaire de confiance pour l’organisation d’événements sportifs
Nous avons eu l’occasion d’œuvrer, dans les coulisses, au succès d’événements sportifs d’envergure mondiale, comme la Coupe du monde de football féminine en 2019 ou les championnats d’Europe de football en 2016 et actuellement en tant que Transporteur Officiel de Fret de la Coupe du Monde de Rugby France 2023.
Notre expérience nous a permis de mettre en avant nos atouts : un réseau d’agences réparties sur tout le territoire français et une présence partout dans le monde, des équipes compétentes, professionnelles et rigoureuses. Depuis la préparation, des mois avant l’événement, jusqu’au premier coup de sifflet, elles ont su répondre à tous les défis… y compris les plus grands !
