Zgodność łańcucha dostaw z przepisami: kluczowy czynnik sukcesu w działalności transgranicznej

W najlepszych okolicznościach łańcuch dostaw jest węzłem gordyjskim, który może się szybko rozplątać i poważnie wpłynąć na wszystko — od tworzenia miejsc pracy po konkurencyjność rynku i wzrost gospodarczy. Obecnie, jeśli dodamy do tego środki ograniczające COVID-19 podejmowane przez rządy na całym świecie, stale zmieniające się krajowe regulacje dotyczące eksportu i importu, dramatyczne wydarzenia na świecie oraz fakt, że handel światowy nigdy tak naprawdę nie podniósł się po kryzysie finansowym z lat 2008-2009, mamy do czynienia z bardziej skomplikowanym niż kiedykolwiek rachunkiem ryzyka w logistyce.

Jak więc zapewnić zgodność łańcucha dostaw?

Zapewnienie zgodności łańcucha dostaw z Wewnętrznym programem zgodności (ICP)

Jako duża międzynarodowa firma logistyczna, każdego dnia setki razy widzimy, jak różnorodne towary przekraczają międzynarodowe granice, i obserwujemy, jak globalne wydarzenia mają coraz większy wpływ na przedsiębiorstwa. Ponieważ przepisy i wymogi regulacyjne ulegają szybkim zmianom, działalność transgraniczna narażona jest na duże ryzyko napotkania na przeszkody wynikające z niezgodności z przepisami, jeśli firmy zarządzające logistyką i dokumentacją nie posiadają dobrze przygotowanych procedur zgodności z przepisami celnymi i handlowymi.

Najważniejszym narzędziem, dzięki któremu firmy mogą uniknąć utraty reputacji, jest skuteczny Wewnętrzny program zgodności (ICP). ICP ma za zadanie zapewnić całkowitą zgodność z przepisami celnymi i handlowymi na każdym kroku.

Pierwotnie opracowany w celu zapewnienia pełnej zgodności z ustawodawstwem każdego kraju w zakresie kontroli eksportu ICP był zasadniczo wewnętrznym podręcznikiem składającym się z protokołów i uporządkowanych procedur postępowania w przypadku wszelkiego rodzaju ryzyka związanego z kontrolą eksportu. Jednak rosnąca złożoność dzisiejszego światowego porządku wymaga rozszerzenia zakresu ICP o kwestie zgodności z przepisami celnymi i handlowymi.

Siedem kluczowych elementów skutecznego ICP

(1) Dostosowana struktura organizacyjna

Komitet ds. zarządzania zgodnością z przepisami celnymi i handlowymi będzie nadzorował skuteczne funkcjonowanie ICP w przedsiębiorstwie. Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ICP, która ma pełen nadzór nad przepisami celnymi i handlowymi oraz ich przestrzeganiem. Istotne jest również, aby najwyższy rangą menedżer w firmie był częścią tego komitetu wraz z innymi członkami wyższej kadry kierowniczej z działów prawnych i operacyjnych.

(2) Wiarygodny proces weryfikacji transakcji

Jest to najważniejszy element każdego ICP — ustanowienie kompleksowego zestawu procedur operacyjnych w celu zapewnienia, że wszystkie deklaracje celne i handlowe są dokładne i zgodne z lokalnymi i międzynarodowymi zasadami i przepisami. Procedury powinny obejmować wycenę, klasyfikację i wymagania dotyczące zezwoleń na import/eksport wszystkich transakcji celnych i handlowych, zarówno dla jednostek wewnętrznych, jak i podwykonawców, partnerów logistycznych i dystrybutorów.

(3) Procedury monitorowania przesyłek

Ścisła kontrola deklaracji celnych i handlowych, które spełniają wszystkie odpowiednie przepisy, oraz zabezpieczenia zapewniające, że fizyczne przesyłki są obsługiwane zgodnie ze wszystkimi wymogami celnymi i powiązanymi wymogami regulacyjnymi są równie ważne jako część ICP. Posiadanie zestawu procedur operacyjnych może pomóc Twojemu wewnętrznemu zespołowi i dostawcom logistycznym w proaktywnym monitorowaniu, z pełną widocznością, przepływu przesyłek na całym świecie. Istotne jest również posiadanie skutecznego planu naprawczego na wypadek jakichkolwiek odchyleń podczas transportu.

(4) Regularne audyty zgodności łańcucha dostaw

Oprócz wdrożenia tych procedur operacyjnych firmy muszą przeprowadzać wewnętrzne audyty jednostek wewnętrznych, jak również partnerów zewnętrznych przez niezależną stronę trzecią co najmniej raz w roku. Audyty te zapewniają właściwe wdrożenie zarządzania zgodnością z przepisami celnymi i handlowymi stosownie do ICP. Regularne audyty są również przydatne w zapewnieniu, że ICP jest na bieżąco z najnowszymi zmianami w przepisach na całym świecie.

(5) Sprawozdawczość i plany działań naprawczych (CAP)

Upewnij się, że Twój komitet ICP zapoznaje się z tymi raportami z audytu, aby dostrzec wszelkie problemy i luki wskazane podczas audytu. Oznacza to również otwarcie kanałów, którymi audytorzy mogą natychmiast zgłaszać wszelkie problemy członkom komitetu ICP. W zależności od charakteru problemów może być wymagane dobrowolne ujawnienie informacji. Ponadto wszelkie naruszenia przepisów, które wymagają niezwłocznego naprawienia, oznaczają również konieczność sporządzenia planów działań naprawczych (CAP) przez odpowiedni dział, w którym niezgodność stwierdzono.

(6) Szkolenia w zakresie zgodności w całej firmie

Aktualne szkolenia dla wszystkich pracowników są niezbędne nie tylko dla nowo zatrudnionych, ale również dla już zatrudnionych, aby zapewnić, że cała organizacja w pełni rozumie najnowsze procedury kontrolne i zmiany w przepisach, jak również wszelkie konsekwencje braku zgodności.

(7) Skuteczny system przechowywania dokumentacji

Wreszcie wszystkie transakcje celne i handlowe oraz dokumenty towarzyszące muszą być archiwizowane i przechowywane przez określony czas, zgodny z lokalnymi przepisami. Firmy muszą sprawdzić, czy dokumentacja ta może być przechowywana w formie elektronicznej, czy papierowej, zgodnie z odpowiednimi wymogami ustawowymi w każdym kraju. Dodatkowo firmy powinny upewnić się, że wdrożyły system przechowywania dokumentacji z możliwością odzyskiwania danych i tworzenia kopii zapasowych.

Rozszerzenie ICP na podmioty zależne i dostawców

Powiedzieć, że pandemia wywarła głęboki wpływ na światowy handel i logistykę, to nie powiedzieć nic. Firmy muszą zainwestować czas i wysiłek w ścisłą współpracę ze swoimi partnerami biznesowymi, aby zapewnić całkowitą zgodność z przepisami w zakresie kontroli celnej i handlowej w coraz bardziej złożonym świecie. Oznacza to, że wszystkie wymagania wynikające z ICP mają zastosowanie w równym stopniu do wszystkich podmiotów zależnych i dostawców.

Jest to powszechny problem dla wielu międzynarodowych korporacji, gdy upoważniają one filie w krajach rozwijających się do wyznaczania lokalnych pośredników celnych, którym zazwyczaj brakuje silnej kontroli procesów i systemów; mogą oni nie być w pełni świadomi znaczenia zgodności z przepisami celnymi i handlowymi. Prędzej czy później każda nieszczelność w globalnym łańcuchu dostaw spowodowana przez zagraniczną spółkę zależną lub dostawcę może mieć szkodliwy wpływ na firmę.

Wszyscy uczestnicy całego ekosystemu łańcucha dostaw powinni być w pełni świadomi znaczenia zgodności z przepisami celnymi i handlowymi. Ostatecznie każde słabe ogniwo w globalnym łańcuchu dostaw może mieć poważne reperkusje dla firm, w tym uszczerbek na reputacji marki, wysokie grzywny, a nawet bardziej tragiczne konsekwencje, które wpływają na ich zdolność do skutecznego działania na rynkach.

Jako wiodący dostawca usług pośrednictwa celnego GEODIS zapewnia pełen zakres profesjonalnych usług związanych ze zgodnością z przepisami celnymi i handlowymi dla wszystkich naszych klientów na całym świecie.

Odkryj je tutaj

Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy, pod adresem: [email protected].