Sådan forbereder du dig på en toldrevision uden at forstyrre driften

Sådan undgår du bøder og beskytter dit brands omdømme

På et globaliseret marked har udvidelsen af den internationale handel og den stigende kompleksitet i forsyningskæden gjort overholdelse af toldreglerne mere afgørende end nogensinde. Konsekvenserne af manglende overholdelse kan være alvorlige og spænder fra store bøder og forsinkede forsendelser til ødelagte kundeforhold og endda strafferetlig forfølgelse.  

At sikre fuld overholdelse handler ikke blot om at opfylde et bureaukratisk krav. Det er en strategisk nødvendighed, der understøtter virksomhedens finansielle stabilitet, driftsmæssige effektivitet og langsigtede troværdighed. 

Mange virksomheder er dog stadig utilstrækkeligt forberedte og indtager ofte en reaktiv tilgang i stedet for at være proaktive. At forstå vigtigheden af overholdelse af reglerne og forberede sig på potentielle revisioner er nu væsentlige elementer i moderne virksomhedsledelse.

Hvorfor det er vigtigt at overholde reglerne

At overholde lovgivningen hjælper ikke kun med at undgå bøder og beslaglæggelse af varer, men muliggør også hurtigere toldbehandling, forbedrer forudsigeligheden i transittiderne og reducerer transportomkostningerne. 

Virksomheder med en solid historik kan kvalificere sig til programmer for pålidelige erhvervsdrivende, såsom ordningen for autoriserede økonomiske operatører (AEO), som tilbyder hurtigere toldbehandling og mindre kontrol, hvilket yderligere forbedrer den samlede driftsmæssige effektivitet i grænseoverskridende forsyningskæder.

Hvad er en toldrevision

Det er en systematisk vurdering af import- og eksportaktiviteter, der gennemføres af myndighederne for at kontrollere, at love og regler overholdes. Regnskaber, erklæringer og interne kontroller gennemgås for at bekræfte nøjagtigheden af toldbeskrivelser, værdiansættelser og anvendelsen af handelsaftaler.

Disse gennemgange kan være rutinemæssige eller gennemføres som reaktion på advarselssignaler, såsom unøjagtige toldangivelser, usædvanlig handelsaktivitet eller historiske uoverensstemmelser. De bliver stadig hyppigere og mere grundige som følge af ændringer i lovgivningen, teknologiske fremskridt og økonomisk pres.

I dag fokuserer myndighederne i stigende grad på inddrivelse af indtægter og håndhævelse og udnytter kunstig intelligens og dataanalyse til at opdage højrisikotransaktioner og afvigelser med større præcision.

Sådan overholder man reglerne og er forberedt

For effektivt at håndtere en toldrevision er det afgørende at etablere et omfattende internt compliance-program (ICP) i organisationen. Programmet skal definere klare politikker og procedurer for alle toldrelaterede aktiviteter, tildele ansvar til uddannet personale og implementere robuste interne kontroller for at forhindre fejl og opdage uregelmæssigheder. Regelmæssige interne gennemgange og forudgående vurderingsundersøgelser er også afgørende for proaktivt at identificere og afhjælpe svagheder.

For en trinvis vejledning til implementering af ICP kan du finde den komplette ressource her: ICP's nøglekomponenter. 

Selvom interne programmer bidrager til at opbygge langsigtet modstandsdygtighed, skal virksomhederne også være forberedt på at reagere hurtigt og grundigt på eksterne vurderinger. Følgende er vigtige trin i forberedelsen til en kontrol:

1. Nedsæt et internt team: Myndighedernes tilsynskontrol kan være intensiv. Så snart den officielle meddelelse modtages, skal der straks nedsættes en tværfunktionel gruppe med repræsentanter fra told, logistik, salg, økonomi og jura. Dette kerneteam vil fungere som hovedkontaktpunkt og koordinere al kommunikation med myndighederne.
     
2. Forbered dokumentation og sikr sporbarhed: En grundig gennemgang af alle relevante dokumenter er afgørende. Dette omfatter import-/eksportangivelser, salgsaftaler, fakturaer, pakkelister, konnossementer, oprindelsescertifikater, betalingsbeviser, uddannelsesjournaler og intern korrespondance vedrørende handelsaktiviteter. Alle filer inden for den krævede opbevaringsperiode skal være komplette, velorganiserede og let tilgængelige for at kunne påvise et klart revisionsspor.
     
3. Intern uddannelse og kommunikation: Alt berørt personale skal informeres og være klar til klart at forklare virksomhedens interne kontroller og procedurer. Det er afgørende at uddanne nøglemedarbejdere i at svare klart og præcist, samtidig med at spekulationer undgås, for at sikre en smidig kommunikation med embedsmændene
     
4. Gennemfør en selvrevision: Det anbefales på det kraftigste at gennemføre en intern prøvegennemgang. Denne øvelse hjælper med at identificere potentielle problemområder, tester personalets beredskab og finpudser svarene på forventede spørgsmål fra myndighederne.
     
5. Gennemfør korrigerende foranstaltninger: Eventuelle korrigerende foranstaltninger, der identificeres under selvrevisionen, bør gennemføres inden den officielle revision. Disse handlingsplaner skal overvåges og vurderes regelmæssigt for at sikre deres effektivitet og relevans i lyset af skiftende lovkrav.

Under toldrevisionen er det afgørende at opretholde en samarbejdsvillig og gennemsigtig tilgang. Giv alle de ønskede oplysninger præcist, og underbyg svarene. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, skal disse straks anerkendes, og der skal fremlægges en handlingsplan med juridisk underbygning for at mindske risikoen for eventuelle bøder.

Hvilke udfordringer står virksomhederne over for

Virksomheder står over for flere udfordringer under revisionerne. Det kan være vanskeligt at tilpasse sig skiftende rammer på tværs af landegrænser, hvilket ofte resulterer i fejltolkninger. Fejl i toldklassificering og værdiansættelse kan medføre forkerte toldbetalinger og føre til juridiske tvister. 

Pludselige ændringer i handelsaftaler kan have betydelig indflydelse på told og importbetingelser, hvilket kræver løbende overvågning. Det er ligeledes afgørende at føre nøjagtig dokumentation for at undgå forsinkelser og ekstraomkostninger.

I lyset af disse udfordringer er det afgørende at samarbejde med en ekspert. En kompetent partner sikrer overholdelse af reglerne, styrer risici proaktivt og hjælper virksomhederne med at opnå fordele såsom hurtigere sagsbehandling, omkostningseffektivitet og problemfri grænseoverskridende drift.

Hvorfor ekspertstøtte er vigtig

At sikre problemfri overholdelse af reglerne kræver ekspertise, ressourcer og opdateret viden om lovgivningen. Det er her, en pålidelig partner som GEODIS gør en forskel.

Som en af verdens førende udbydere af toldklareringstjenester tilbyder vi integrerede løsninger til håndtering af global handel og lovgivningsmæssige krav. Med et globalt team på over 800 erfarne fagfolk hjælper vi virksomheder med at håndtere komplekse regler, optimere told og afgifter samt være forberedt på revisioner. Vores digitale platforme strømliner processer, reducerer omkostninger og øger den operationelle fleksibilitet, understøttet af strategisk rådgivning.

Vil du vide mere?

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har brug for hjælp til toldformidling eller styring af global handel.