Een sterk corporate compliance programma

GEODIS maakt gebruik van een uitgebreid programma voor alle bedrijfsonderdelen om nauwlettend toe te zien op de toepassing van ethische principes bij onze activiteiten. Tegelijkertijd hebben we het grootste respect voor internationale regelgeving, vooral als het gaat om corruptiebestrijding, concurrentie, gegevensbescherming en exportcontrole. Dit zorgt ervoor dat al onze activiteiten voldoen aan de bedrijfsvoorschriften.

In 2003 hebben we onze inspanningen op dit gebied verder versterkt door ons aan te sluiten bij het Global Compact van de Verenigde Naties, die bedrijven over de hele wereld oproept om maatregelen te nemen op gebieden als de bescherming van de mensenrechten en de bescherming van het milieu. In 2009 kreeg onze sterke betrokkenheid vorm met de publicatie en verspreiding van onze Code of Ethics. We werken deze Code regelmatig bij, we zorgen ervoor dat elke medewerker een exemplaar heeft en we zien toe op de naleving ervan door middel van trainingssessies voor al onze medewerkers.

De acht componenten van de Ethics & Compliance-aanpak van GEODIS

Wij stimuleren onze betrokkenheid op dit gebied door middel van acht afzonderlijke componenten.

Toewijding van het managementteam

We communiceren het sterke standpunt van het management van de Groep ten opzichte van ethiek en naleving duidelijk en vaak. Het management keurt ook actief alle acties op het gebied van Ethiek en Naleving goed en volgt deze op.

Code of Ethics

De directie van elke GEODIS-entiteit is verantwoordelijk voor de verspreiding van de Code en de aanvullende documenten (onze toolkit voor de strijd tegen corruptie, concurrentiepraktijken, enz.) Hierdoor wordt het bewustzijn verspreid over alle niveaus van ons bedrijf om een effectieve implementatie binnen de activiteiten te garanderen.

Specifiek toegewezen middelen

GEODIS' Raad van Bestuur heeft een speciaal team opgericht om deze benadering van Ethics en Compliance te ontwikkelen en te ondersteunen. Dit team werkt met een netwerk van correspondenten en contactpersonen in al onze bedrijfsonderdelen en geografische gebieden.

Risicobeoordeling

De Ethics and Risk Board beheert en actualiseert regelmatig onze aanpak voor het in kaart brengen van risico's en de bijbehorende actieplannen.

Trainingsprogramma's

Onze trainingsprogramma's zorgen ervoor dat alle medewerkers op de juiste manier worden getraind en bewust worden gemaakt van dit onderwerp via specifieke modules en sessies. Deze programma's zijn het onderwerp van regelmatige campagnes met inhoud op maat. Het onderwerp Ethics and Compliance maakt ook deel uit van het integratieproces van onze werknemers en van het jaarlijkse beoordelingsgesprek dat elke manager met zijn team voert.

Disciplinaire procedures

Het engagement van het management voor Ethics and Compliance is duidelijk en ondubbelzinnig. Elke overtreding van de regels van de Groep zal worden bestraft. Deze striktheid is van cruciaal belang om te garanderen dat alle belanghebbenden zich aan de verplichtingen van de Groep houden.

Leveranciers en partners

GEODIS implementeert evaluatieprocedures die voornamelijk gericht zijn op het beoordelen van de reputatie en integriteit van onze leveranciers en partners. Dit zorgt ervoor dat de activiteiten en de logistieke keten vrij zijn van misstanden. Een gedragscode voor leveranciers vermeldt duidelijk de verwachtingen van GEODIS.

Ethisch waarschuwingssysteem ("klokkenluiden")

Wij hebben een wereldwijd "klokkenluidersysteem" geïmplementeerd waarmee elke werknemer zorgen of vermoedens van overtredingen kan delen zonder bang te hoeven zijn voor represailles. Dit systeem is ook toegankelijk voor GEODIS-partners (klanten, leveranciers, onderaannemers, enz.). Het systeem is bereikbaar op: alert.geodis.com.

Onze Ethics and Risk Board

GEODIS heeft in 2010 een Ethics and Risk Board opgericht. Deze raad bepaalt en stuurt de beslissingen van de Groep met betrekking tot Ethics & Compliance, risicobeheer en preventie. De raad ziet ook toe op de uitvoering van de principes van de ethische code van GEODIS. De belangrijkste taken zijn:

• De ethische principes bepalen die als leidraad dienen voor de besluitvorming en de manier waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd;
• Toezien op de verspreiding van de principes in de Ethische Code in de hele organisatie en bij de zakelijke partners van de Groep;
• Aanbevelen en zorgen voor ontwikkelingen in het Ethics and Compliance-programma (procedures, training, communicatie, enz.) en zorgen dat het in lijn is met de waarden van de Groep;
• Elk potentieel of bewezen risico analyseren en preventieve of corrigerende acties kiezen die door de Groep moeten worden genomen;
• Verklaring afleggen over ingediende zaken.

De Ethics and Risk Board wordt voorgezeten door de Chief Executive Officer en heeft tot taak ethiek in de cultuur van de Groep te integreren. Hij bevestigt ons engagement voor een gezonde en duurzame groei ten voordele van onze verschillende stakeholders. Hij is samengesteld uit verschillende leden van de Raad van Bestuur en van het management:

• Bedrijfssecretaris, lid van de Raad van Bestuur
• Chief Financial Officer, lid van de Raad van Bestuur
• Directeur Ethics and Compliance
• Vice President, Human Resources, lid van de Raad van Bestuur
• Directeur Safety and Security
• Directeur, Internal Auditing

GEODIS' Code of Ethics

Onze Ethische Code is de hoeksteen van de aanpak van GEODIS op het gebied van ethiek en naleving. Dit document definieert de principes die in alle activiteiten moeten worden toegepast en de organisatie die ervoor moet zorgen dat dit gebeurt. Het laat de toewijding van de Groep zien om te handelen als een betrouwbare partner, verantwoordelijk voor elk van zijn belanghebbenden in de samenleving, zakelijke partners, aandeelhouders en werknemers.

Onze gedragscode voor leveranciers

Onze gedragscode voor leveranciers beschrijft de ethische code van GEODIS voor leveranciers, onderaannemers en partners. De code vermeldt duidelijk onze verwachtingen op het vlak van respect voor mensenrechten en fundamentele vrijheden, hygiëne, gezondheid en veiligheid, corruptiebestrijding, concurrentie, toepasselijke exportwetten en -voorschriften, vertrouwelijkheid, ecologie en onderaanneming.

Wilt u meer informatie over Ethics and Compliance bij GEODIS? Neem dan contact met ons op via [email protected].