Compliance in der Lieferkette – ein wichtiger Erfolgsfaktor für grenzüberschreitend tätige Unternehmen

Selbst unter den besten Umständen ist die Lieferkette ein gordischer Knoten, der sich schnell auflösen kann und dann alles, von der Schaffung von Arbeitsplätzen bis hin zur Wettbewerbsfähigkeit und zum Wirtschaftswachstum, stark beeinträchtigt. Wenn man nun noch die weltweiten staatlichen Maßnahmen zur Eindämmung von Covid-19, die sich ständig ändernden nationalen Export- und Importkontrollen, die dramatischen Entwicklungen in der Weltpolitik und die Tatsache, dass sich der Welthandel nie wirklich von der Finanzkrise 2008/2009 erholt hat, hinzunimmt, ist die Risikobeurteilung in der Logistik komplizierter denn je.

Wie können Sie also die Einhaltung von Vorschriften in der Lieferkette sicherstellen?

Compliance in der Lieferkette durch ein internes Complianceprogramm (ICP)

Als großes internationales Logistikunternehmen sehen wir jeden Tag, wie Hunderte von Waren mit hohem Volumen internationale Grenzen überqueren, und wir sind Zeuge des Zusammenspiels globaler Ereignisse, die sich zunehmend auf Unternehmen auswirken. Da sich die Vorschriften und behördlichen Anforderungen weiterhin schnell ändern, ist bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten das Risiko hoch, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden, wenn die für die Logistik und die Formalitäten zuständigen Unternehmen nicht über reibungslos funktionierende Verfahren zur Einhaltung der Zoll- und Handelsvorschriften verfügen.

Das wichtigste Instrument, mit dem Unternehmen ihren Ruf schützen können, ist ein effektives internes Complianceprogramm (ICP). Das ICP soll gewährleisten, dass alle Zoll- und Handelsbestimmungen jederzeit eingehalten werden.

Ursprünglich sollten ICP für die vollständige Einhaltung der Exportkontrollgesetze einzelner Länder sorgen und waren im Wesentlichen unternehmensinterne Handbücher, die aus internen Protokollen und strukturierten Verfahren für den Umgang mit allen Arten von Risiken der Exportkontrolle bestanden. Die zunehmende Komplexität der heutigen Weltordnung erfordert jedoch eine Ausweitung des ICP auf die Einhaltung von Zoll- und Handelsbestimmungen.

Die sieben Schlüsselkomponenten eines effizienten ICP

(1) Eine angepasste Organisationsstruktur

Ein Gremium für das Management von Compliance sowie Zoll- und Handelsbestimmungen überwacht den effektiven Ablauf des ICP im Unternehmen. Ernennen Sie einen eigenen ICP-Leiter, der die vollständige Aufsicht über die Zoll- und Handelsvorschriften und deren Einhaltung erhält. Diesem Gremium müssen außerdem unbedingt die ranghöchste Führungskraft des Unternehmens sowie andere Führungskräfte aus der Rechtsabteilung und den operativen Abteilungen angehören.

(2) Ein zuverlässiger Prozess zur Verifizierung von Transaktionen

Dies ist die wichtigste Komponente eines jeden ICP – die Einführung umfassender betrieblicher Verfahren, die sicherstellen, dass alle Zoll- und Handelserklärungen korrekt sind und den nationalen und internationalen Regeln und Vorschriften entsprechen. Die Verfahren sollten die Bewertung, Klassifizierung und die Anforderungen an Import-/Exportgenehmigungen für alle Zoll- und Handelstransaktionen abdecken, sowohl für interne Vorgänge als auch für Subunternehmer, Logistikpartner und Vertriebshändler.

(3) Verfahren zur Sendungsüberwachung

Darüber hinaus gehören zu Ihrem ICP eine strenge Kontrolle der Zoll- und Handelserklärungen, die alle relevanten Vorschriften erfüllen, sowie Schutzmaßnahmen, die sicherstellen, dass physische Sendungen gemäß allen Zoll- und damit verbundenen Vorschriften abgewickelt werden. Eine Reihe operativer Verfahren kann Ihrem internen Team und Ihren Logistikdienstleistern helfen, den weltweiten Sendungsfluss proaktiv und mit absoluter Transparenz zu überwachen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie über einen effektiven Notfallplan verfügen, falls es während des Transports zu Abweichungen kommt.

(4) Regelmäßige Audits zur Compliance in der Lieferkette

Über die Umsetzung dieser betrieblichen Verfahren hinaus müssen Unternehmen mindestens einmal im Jahr durch eine unabhängige externe Partei interne Audits der internen Beteiligten sowie der externen Partner durchführen lassen. Diese Audits stellen sicher, dass die Einhaltung der Zoll- und Handelsbestimmungen gemäß dem ICP ordnungsgemäß umgesetzt wird. Regelmäßige Audits helfen auch, sicherzustellen, dass das ICP im Hinblick auf die neuesten Änderungen von Vorschriften auf der ganzen Welt auf dem neuesten Stand ist.

(5) Berichterstattung und Korrekturmaßnahmenpläne (CAP)

Stellen Sie sicher, dass Ihr ICP-Gremium diese Auditberichte überprüft, damit es alle Probleme und Lücken erkennt, die während des Audits festgestellt wurden. Dies bedeutet auch, dass Sie den Auditoren die Möglichkeit geben müssen, den Mitgliedern des ICP-Gremiums alle Probleme sofort zu melden. Je nach Art der Probleme kann eine freiwillige Selbstauskunft erforderlich sein. Darüber hinaus bedeutet jeder Regelverstoß, der sofort behoben werden muss, dass von der Abteilung, in der die Nichteinhaltung festgestellt wurde, Korrekturmaßnahmenpläne (CAP) verlangt werden.

(6) Schulungen zur unternehmensweiten Compliance

Aktuelle Schulungen für alle Mitarbeiter sind unerlässlich, nicht nur für neue, sondern auch für erfahrene Mitarbeiter, damit alle im Unternehmen die neuesten Kontrollverfahren und Vorschriftenänderungen sowie die Auswirkungen von Verstößen vollständig verstehen.

(7) Effizientes System zur Aufbewahrung von Unterlagen

Schließlich müssen alle Zoll- und Handelstransaktionen und die dazugehörigen Dokumente archiviert und für einen bestimmten, von den vor Ort geltenden Gesetzen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Die Unternehmen müssen sich informieren, ob diese Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes elektronisch oder in Papierform aufbewahrt werden können. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie ein System zur Aufbewahrung von Unterlagen einrichten, mit dem Daten auch abgerufen und gesichert werden können.

Ausweitung des ICP auf Tochtergesellschaften und Lieferanten

Zu sagen, dass die Pandemie tiefgreifende Auswirkungen auf den globalen Handel und die Logistik hat, ist eine Untertreibung. Unternehmen müssen Zeit und Energie investieren, um in einer immer komplexer werdenden Welt in enger Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern bei der Zoll- und Handelskontrolle für die durchgängige Einhaltung von Vorschriften zu sorgen. Das bedeutet, dass alle Anforderungen des ICP auch für alle Tochtergesellschaften und Lieferanten gelten.

Dieses Problem tritt häufig bei multinationalen Unternehmen auf, die Tochtergesellschaften in Entwicklungsländern erlauben, lokale Zollagenten zu ernennen, denen es in der Regel an einer strengen Prozess- und Systemkontrolle mangelt und die sich möglicherweise der Bedeutung der Einhaltung von Zoll- und Handelsvorschriften nicht vollständig bewusst sind. Früher oder später kann sich jede undichte Stelle in der globalen Lieferkette, die auf eine Tochtergesellschaft oder einen Lieferanten im Ausland zurückzuführen ist, negativ auf das Unternehmen auswirken.

Alle Akteure in der gesamten Lieferkette sollten sich der Bedeutung der Einhaltung von Zoll- und Handelsbestimmungen bewusst sein. Letztlich kann jede Schwachstelle in der globalen Lieferkette schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben, darunter die Schädigung des Rufs ihrer Marke, hohe Geldstrafen oder noch schwerwiegendere Konsequenzen, die ihre Fähigkeit beeinträchtigen, effektiv auf den Märkten zu agieren.

Als führender Anbieter von Zollagenturdienstleistungen bietet GEODIS allen Kunden weltweit den vollen Umfang professioneller Services im Bereich der Zoll- und Handels-Compliance an.

Hier erfahren Sie mehr.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, können Sie sich jederzeit gerne über [email protected]. an uns wenden.