Conformità della supply chain: un fattore chiave per il successo delle attività transfrontaliere

Nelle migliori delle ipotesi, la supply chain è un nodo gordiano che può rapidamente sciogliersi e incidere pesantemente su ogni aspetto, dalla creazione di posti di lavoro, alla competitività sul mercato, alla crescita economica. Ora, si aggiungano le misure di contenimento dovute al COVID-19 da parte dei governi di tutto il mondo, il cambiamento continuo dei controlli obbligatori nazionali in seno alle esportazioni e alle importazioni, i drastici sviluppi degli affari globali e il fatto che il commercio mondiale non si è mai realmente ripreso dalla crisi finanziaria del 2008-2009: arriviamo a un calcolo del rischio nel settore della logistica più complicato che mai.

In che modo garantire la conformità della supply chain?

Garantire la conformità della supply chain con un Programma di conformità interna (ICP)

Come grande azienda logistica internazionale, vediamo alti volumi di svariati tipi di merce attraversare i confini internazionali centinaia di volte al giorno e siamo stati testimoni dell’interazione di eventi globali che hanno avuto un impatto crescente sulle aziende. Poiché le regole e i requisiti normativi continuano a cambiare rapidamente, le attività transfrontaliere sono ad alto rischio di incorrere in blocchi causati dalla mancanza di conformità normativa se le aziende che gestiscono la logistica e la documentazione non dispongono di procedure di conformità doganale e commerciale ben oliate.

Lo strumento più importante a disposizione delle aziende per evitare di compromettere la propria reputazione è un efficace Programma di conformità interna (ICP). L’ICP esiste per garantire la completa conformità alle normative doganali e commerciali in ogni momento.

Progettato originariamente per garantire la totale aderenza alla legislazione sul controllo delle esportazioni di ciascun Paese, l’ICP era essenzialmente un manuale interno composto da protocolli interni e procedure strutturate per gestire tutti gli aspetti di rischio relativi al controllo delle esportazioni. Tuttavia, le crescenti complessità dell’attuale ordine mondiale richiedono un’estensione della copertura dell’ICP in materia di conformità doganale e commerciale.

I sette componenti fondamentali per un ICP efficiente

(1) Una struttura aziendale adattata

Un comitato di gestione della conformità doganale e commerciale sovrintenderà l’efficace andamento dell’ICP nella società. Nominare un responsabile ICP dedicato che abbia una supervisione completa delle normative doganali e commerciali e delle prestazioni di conformità. È inoltre essenziale che il dirigente di più alto livello della società faccia parte di questo comitato insieme ad altri dirigenti senior dei reparti legale e operativo.

(2) Un processo affidabile di verifica delle transazioni

Questo è il componente più importante di qualsiasi ICP: stabilire una serie completa di procedure operative che garantisca che tutte le dichiarazioni doganali e commerciali siano precise e conformi alle norme e ai regolamenti locali e internazionali. Le procedure dovrebbero riguardare requisiti di valutazione, classificazione e autorizzazione di importazione/esportazione di tutte le transazioni doganali e commerciali sia per le operazioni interne che per i subappaltatori, i partner logistici e i distributori.

(3) Procedure di monitoraggio della spedizione

Parte ugualmente importante del vostro ICP sono un forte controllo della conformità alle normative pertinenti delle dichiarazioni doganali e commerciali e misure di sicurezza che garantiscano che le spedizioni fisiche siano gestite in conformità con tutti i requisiti doganali e normativi correlati. Avere una serie di procedure operative può aiutare il vostro team interno e i fornitori di logistica a monitorare in modo proattivo, con piena visibilità, il flusso delle spedizioni in tutto il mondo. È inoltre essenziale disporre di un piano di recupero efficace in caso di deviazioni durante il trasporto.

(4) Verifiche regolari della conformità della supply chain

Oltre all’implementazione di queste procedure operative, le aziende devono far eseguire a una parte esterna indipendente verifiche interne su entità interne e partner esterni almeno una volta all’anno. Questi audit assicurano che la gestione della conformità doganale e commerciale sia implementata correttamente in conformità con l’ICP. I controlli regolari sono inoltre utili per garantire che l’ICP sia aggiornato per quanto riguarda le ultime modifiche delle normative in tutto il mondo.

(5) Segnalazione e piani di azione correttivi (CAP)

Assicuratevi che il vostro comitato ICP esamini questi report di verifica per individuare eventuali problemi e lacune identificati durante la verifica. Ciò significa anche aprire canali affinché i revisori segnalino immediatamente eventuali problemi ai membri del comitato ICP. A seconda della natura dei problemi, potrebbe essere necessaria un’auto-segnalazione. Inoltre, qualsiasi violazione normativa che richieda una rettifica immediata comporta anche richiedere Piani di azione correttivi (Corrective Action Plan, CAP) al reparto di pertinenza in cui viene riscontrata la non conformità.

(6) Formazione sulla conformità a livello aziendale

La formazione aggiornata per tutti i dipendenti è essenziale non solo per i nuovi assunti, ma anche per i dipendenti già in forza, al fine di garantire che l’intera organizzazione comprenda appieno le procedure di controllo e le modifiche normative più recenti, nonché eventuali implicazioni per la non conformità.

(7) Un sistema efficiente di conservazione dei documenti

Infine, tutte le transazioni doganali e commerciali e i documenti di supporto devono essere archiviati e conservati per un periodo di tempo fisso, come stabilito dalle leggi locali. Le aziende devono verificare se tali documenti possono essere archiviati elettronicamente o in formato cartaceo in conformità ai relativi requisiti legali di ciascun Paese. Inoltre, le aziende devono assicurarsi di implementare un sistema di conservazione dei registri con funzionalità di recupero e backup dei dati.

Estendere l’ICP alle filiali e ai fornitori

Dire che la pandemia ha avuto un profondo impatto sul commercio globale e sulla logistica è un eufemismo. Le aziende devono investire tempo e sforzi per lavorare a stretto contatto con i propri partner commerciali al fine di garantire una conformità normativa end-to-end per quanto riguarda il controllo doganale e commerciale in un mondo sempre più complesso. Ciò significa che tutti i requisiti previsti dall’ICP si applicano in egual modo a tutte le filiali e ai fornitori.

Si tratta di un problema comune per molte multinazionali quando consentono alle filiali locali nei Paesi in via di sviluppo di nominare intermediari doganali locali, che solitamente non dispongono di un solido controllo dei processi e dei sistemi e che potrebbero non essere pienamente consapevoli dell’importanza della conformità doganale e commerciale. Prima o poi, qualsiasi falla nella conformità della supply chain globale dovuta a una filiale o a un fornitore all’estero può avere conseguenze dannose per l’azienda.

È necessario che tutti gli attori dell’intero ecosistema della catena di fornitura siano pienamente consapevoli dell’importanza della conformità doganale e commerciale. In ultima analisi, qualsiasi anello debole nella supply chain globale può avere gravi ripercussioni per le aziende, tra cui danni alla reputazione del loro marchio, multe severe o conseguenze ancora più gravi che influiscono sulla loro capacità di operare in modo efficace nei mercati.

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