2024.01.30
Effektiva leveranser till stadsområden vid stora evenemang
Ett stort evenemang i stadsmiljö? Så här levererar du till stadskärnan.
Under ett stort evenemang – oavsett om det är idrottsligt, politiskt eller av annat slag – kan det vara en stor utmaning att genomföra leveranser till stadskärnorna. Gatorna är ofta blockerade av trafik eller avspärrningar, och många hinder kan försvåra leveranserna, särskilt när efterfrågan på leveranser ökar.
Man uppskattar till exempel att leveransbehovet inom sektorn ”kaféer, hotell och restauranger” ökar med 1,7 gånger den normala takten under speciella evenemang. Under idrottstävlingar ser till och med sportbutiker sin försäljning stiga när turister stormar in i skobutikerna. Nu när Paris förbereder sig för OS 2024 är ämnet hetare än någonsin...
Så hur kan logistik- eller transportföretag hantera sådana ovanliga situationer? Hur kan man säkerställa framgångsrika leveranser och uppfylla kundernas förväntningar?
Här är våra rekommendationer, från insamling av information till att göra en fullständig och noggrann bedömning av de begränsningar som finns och fastställa en kommunikationsplan.
Planera för att bättre kunna förutse eventuella transportproblem eller begränsningar genom att bedöma situationen
För att optimera transporteffektiviteten under ett evenemang med stora folkmassor är förberedelser avgörande. Utan förhandsplanering är det svårare att hantera olika hinder, vägspärrar och parkeringsrestriktioner, vilket gör det ännu mer komplicerat att leverera i tid.
Förbered först dina team. Skaffa dig goda kontakter med de lokala myndigheterna. Planeringen börjar med att utse ett effektivt ledarskap inom företaget. Ett litet team måste ges i uppdrag att samla in så mycket information som möjligt från de politiska beslutsfattarna (kommunala och statliga myndigheter, team för hållbar stadslogistik etc.).
Ju tidigare denna research görs, desto effektivare blir din handlingsplan. Det är viktigt att i förväg få information om vilka gator som kommer att stängas av och vilka som förblir tillgängliga, samt vid vilka tider de är tillgängliga. Detsamma gäller eventuella parkerings- eller lossningsrestriktioner (särskilt utsedda områden, tillträdesrutiner för dessa zoner etc.). Om möjligt, skaffa en detaljerad karta över platsen. Tänk också på att exceptionella händelser kräver exceptionella säkerhetsåtgärder. Under stora evenemang som FIFA- eller Rugby-VM, OS eller en stor politisk kongress kommer myndigheterna sannolikt att införa särskilda regler.
Förare kan behöva förhandsgodkännande, och fordonet kan också behöva registreras innan leveransen sker.
Det är viktigt att veta att det finns specialiserade branschorganisationer som representerar transport- och logistikbranschen – såsom föreningen TLF – som ger särskild tillgång till myndigheter. Om du har svårt att nå rätt personer, tveka inte att vända dig till dem!
Oavsett om du vänder dig till en specialiserad organisation eller direkt till myndigheterna är det också en möjlighet att visa upp din bransch och lyfta fram dess särdrag för myndigheterna att höra av sig i god tid inför ett stort evenemang. Du kan till exempel visa hur ditt arbete stöder försörjningskedjan för lokala företag, stimulerar ekonomin på turistmål och har en positiv inverkan på områdets vardagsliv och aktiviteter.
Varje möte är en chans att etablera ett verkligt partnerskap med myndigheterna. Se till att hålla kontakten under hela det stora evenemanget. Detta ger dig policyuppdateringar i realtid, vilket gör att du kan anpassa din handlingsplan och tillgänglighetskarta därefter.
Utarbeta en preliminär handlingsplan med hjälp av data och digital teknik
Att förbereda sig för ett storskaligt evenemang som logistik- eller transportspecialist innebär också att genomföra en simulering. Det är viktigt att fastställa en alternativ rutt för de turer som planeras den dagen, och digital teknik – särskilt användningen av data – kan vara till stor hjälp.
Börja med att använda data för att fastställa volymen av leveranser som gjorts under samma perioder och i samma område tidigare år. Hur många leveranser gjordes där förra året, för två år sedan och för tre år sedan? Var finns de återkommande kunderna? Måste du organisera särskilda rutter för dem? Genom att mata in all denna data i ett kartverktyg får du en exakt uppfattning om det ungefärliga antalet leveranser till varje zon och förstår var du geografiskt bör koncentrera dina insatser. Genom att analysera denna information kan du beräkna hur stor andel av flödena som kommer att påverkas eller ändras, så att du kan anpassa dina produktionsresurser och din organisationsmodell för att hantera tillfälliga eller kortvariga begränsningar.
När särskilda evenemang pågår i stadskärnor är det mycket troligt att du måste ändra dina rutiner. Detsamma gäller om antalet leveranser minskar drastiskt, vilket innebär att det motsatta också kan inträffa! Varje dag gör GEODIS 120 rutter för att leverera produkter i hela centrala Paris. Men när huvudstaden spärras av på grund av ett speciellt evenemang måste den vanliga strategin omprövas. För att möta de ökade behoven hos lokala företag som orsakas av en tillströmning av turister kan antalet rutter öka avsevärt. Våra chaufförer tar alternativa rutter, våra logistikteam grupperar vissa varor i samma fordon för att minska leveranstiderna, och så vidare.
Naturligtvis ingår även förändringar i personalstyrkan i förberedelserna. Överväg att anställa extra chaufförer och kontrollera scheman för befintlig personal för att samordna ledighet och sprida ut semestrarna.
Att införa rätt system på fältet för att säkerställa leveranser
Under ett storskaligt evenemang måste alla anpassa sig till nya distributionssätt. Det finns flera alternativ för att optimera leveranserna. Vissa logistikföretag och transportörer kan till exempel välja att leverera under tider med låg trafik. De kör sina rutter efter stängningstid, sent på kvällen och tidigt på morgonen, när det är mindre trafik och bättre framkomlighet.
Detta är ett bekvämt alternativ, men det är naturligtvis nödvändigt att beakta de begränsningar som denna strategi medför, särskilt när det gäller bullerstörningar.
Ett annat alternativ är att överväga mindre fordon som lätt kan ta sig fram genom de smala passagerna i stadskärnan. Mindre skåpbilar, miljövänliga lastcyklar... Det finns flera transportsätt tillgängliga för att få e-handelspaket till sina destinationer! Multimodal transport – att använda flera typer av fordon för att nå svåråtkomliga områden – kan också vara en lösning. Resan kan börja i en skåpbil och avslutas på den sista sträckan med en lastcykel, eller till och med till fots för den sista biten...
Som yrkesverksam är det upp till dig att öka medvetenheten bland dina medarbetare om de specifika förhållanden de kommer att behöva hantera. Förarna är en högsta prioritet eftersom de behöver känna till alternativa rutter och ha tillgång till listan över rutiner att följa om ett hinder uppstår. Men överväg också att prata med dina kunder om logistiska utmaningar. Förklara de begränsningar du kan behöva hantera och sätten att övervinna dem. Som team kommer ni att kunna hitta lösningar som gör att ni kan uppfylla era åtaganden. Skulle de till exempel gå med på leveranser efter stängningstid för att säkerställa att deras varor anländer enligt tidtabellen? Skulle de eventuellt kunna lagra sina produkter i lager nära stadsområdet, eller till och med i hjärtat av storstaden, för att minska transporttiderna även när oförutsedda händelser inträffar?
Håll dessutom dina kunder informerade om hur situationen utvecklas genom flödeshantering i realtid. Exakta spårningssystem för fordon och paket är avgörande för att säkerställa optimal respons på eventuella förändringar och, om nödvändigt, för att varna mottagarna vid förseningar. Leveranstiderna är lättare att hantera när paketstatusen är tillgänglig.
Slutsats
I slutändan lyckas logistiker och transportörer kringgå hinder och minimera effekterna av storskaliga händelser på sina leveranser genom att skickligt kombinera alla dessa strategier.
Om du har problem är du välkommen att vända dig till ett erfaret team. På GEODIS är vi vana vid att hantera denna typ av utmaningar. Våra D&E-team övervakade nyligen leveranser under hela Rugby-VM och visade prov på stor teknisk skicklighet. Vi är förberedda på alla situationer, både vad gäller personal och IT-system. Genom att utnyttja data från våra verktyg blir specialleveranser till innerstadsområden en möjlighet: en chans att förnya sig, hitta alternativa lösningar, föreslå nya erbjudanden... Att dagligen förnya våra yrken och ständigt förbättra våra tjänster!
